Défi

Les défis auxquels sont confrontées les entreprises du fait de la génération de rapports de projet se divisent en trois grandes catégories :

(1) comment collecter et regrouper des données souvent gérées dans des systèmes distincts

(2) comment standardiser et valider les données pour s'assurer que les comparaisons portent sur des éléments comparables

(3) comment envoyer des données aux personnes appropriées au moment opportun, tout en les protégeant des affichages non autorisés

Dans de nombreuses entreprises, la collecte et le regroupement de données pour les rapports de projet constituent en grande partie un processus manuel et chronophage qui implique de copier et coller des informations depuis des sources disparates au cours de chaque cycle de création. De longues heures sont souvent consacrées à demander et attendre les données les plus récentes. La manipulation des données d'un rapport de gestion tient une place prépondérante dans l'emploi du temps des analystes et les écarte de leur principale mission qui consiste à interpréter ces données.

Trop souvent, la tâche essentielle qui consiste à évaluer les données afin de prendre les mesures qui s'imposent est occultée par l'aspect laborieux de la constitution des rapports. De nombreuses entreprises n'investissent pas dans la définition de mesures clés afin d'évaluer leurs projets régulièrement. Bien que le calendrier actuel ou les perspectives de coûts soient connus, l'entreprise n'est pas capable d'agir efficacement en fonction de ce que révèlent les données.

Enfin, de nombreuses entreprises sont aux prises avec une surcharge d'informations et ne parviennent pas à trouver des données opérationnelles clés dans les méandres des processus manuels. La réponse à une question simple telle que « Sur quoi mon équipe travaille-t-elle ? » n'est donnée qu'à l'issue d'un long processus de requête. Les cadres doivent souvent parcourir des informations qui seraient plus utiles aux responsables de projets, et vice versa.

Solution

La solution Microsoft Enterprise Project Management (EPM) propose un ensemble complet d'outils de création de rapports de projet permettant de faciliter la collecte, l'analyse et la distribution de mesures opérationnelles clés liées à l'exécution des projets. La solution Microsoft EPM constitue une combinaison d'outils Web et d'outils de bureau qui permet aux personnes appropriées de recevoir des informations au fur et à mesure de leur mise à disposition et qui offre à une entreprise une plateforme à faible coût lui permettant d'apporter de nombreuses améliorations.

Collecter des données de manière transparente

Tous les composants de la solution Enterprise Project Management font partie d'un ensemble étroitement intégré, qui apporte des données à une base de données centralisée, laquelle permet de créer des rapports de projet précis. Que les responsables de projets utilisent Microsoft® Office Project Professional 2007 et publient des calendriers dans Microsoft® Office Project Server 2007 ou que les responsables de ressources mettent à jour un plan de ressources au sein de Microsoft® Office Project Portfolio Web Access, toutes les données sont stockées de manière centralisée. Les responsables de ressources n'auront plus à établir le planning d'une équipe uniquement pour déplorer sa rapide obsolescence : la base de données centrale permet de mettre à jour rapidement et facilement les informations appropriées.

Les responsables des ressources peuvent accéder aisément à des informations pertinentes via le Centre de ressources ou le Centre de projets d'Office Project Web Access, et les responsables de projets sont en mesure d'accéder aux mêmes informations à l'aide d'Office Project Professional 2007. Ces deux outils simplifient les défis de la collecte des données inhérents à une initiative de gestion de projets de grande envergure.

Intégrer l'analyse

Lorsque les responsables de projets ont besoin des données les plus récentes sur l'affectation des ressources pour créer un rapport de scénario provisoire, ils peuvent utiliser la solution EPM pour rassembler des données de rapports centralisées, directement depuis l'affichage Utilisation des ressources du client Project Professional.

Le Centre de ressources fournit aux responsables de ressources les affichages des dernières données d'affectation par ressource ou par projet, la capacité de sélectionner des équipes ad hoc et d'afficher des informations d'affectation sous forme de graphiques ou de tableaux.

Le Centre de rapports apporte de puissantes données de traitement analytique en ligne (OLAP, On-line Analytical Processing) via Office Web Components aux sites Web Office Project Web Access, ce qui permet un accès simple et rapide par glisser-déplacer à divers scénarios.

Chacune des interfaces de la solution Microsoft EPM fournit des rapports mis à jour et à la demande sur le fonctionnement d'une entreprise, ce qui en fait un outil très puissant pour déterminer les voies d'amélioration. Les indicateurs graphiques mettent immédiatement l'accent sur les tendances générales, ce qui permet aux responsables de se concentrer sur les données qui méritent leur attention.

Accéder à de nombreuses options de distribution

La solution Microsoft Enterprise Project Management (EPM) propose un modèle de sécurité solide, lequel permet un contrôle précis des données visibles pour chaque groupe au sein d'une entreprise. Il est possible de rendre disponibles des informations confidentielles uniquement aux personnes qui possèdent les autorisations appropriées.

Vous pouvez également rendre disponibles des données de projet élaborées sur des sites de collaboration d'équipe directement depuis Office Project Server 2007 via une intégration à Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 et plusieurs composants WebPart préconfigurés. Ainsi, il n'est plus nécessaire de recréer les rapports et de les publier plusieurs fois.

Microsoft SQL Server™ 2005 Enterprise Edition Reporting Services inclut un mécanisme de distribution de rapports sous divers formats (par ex. Excel, PDF) que vous pouvez déclencher en fonction de la date ou envoyer régulièrement à des listes de distribution. L'utilisation de la fonctionnalité d'abonnement disponible dans SQL Reporting Services permet aux employés de l'entreprise de recevoir les rapports dont ils ont besoin pour réaliser correctement des tâches et des projets.