Défi

La planification n'est que le point de départ de la gestion de portefeuille de projets. Si une entreprise n'est pas en mesure d'assurer le suivi de ses projets et ressources tout au long de leur cycle de vie, alors tout écart par rapport au plan de projet d'origine ne sera pas visible pour les responsables. L'un des plus grands défis pour la majorité des entreprises évoluant dans des environnements de projets est de coordonner de manière efficace la planification des projets et leur suivi, ce qui implique des rapports de temps. Cependant, lorsque l'entreprise gère plusieurs projets, ce défi se complexifie de manière exponentielle.

Solution

La feuille de temps Microsoft® Office Project Server 2007 aide les entreprises à se préparer à affronter et à relever les défis associés aux processus de création de rapports de temps. Microsoft Office Project Server 2007 distingue trois fonctions principales pour le relevé des temps.

Créer une valeur financière

Tout d'abord, il est nécessaire de collecter l'éventail complet des heures afin d'obtenir une représentation exhaustive de la période des rapports de temps.  Cet aspect des rapports de temps répond aux préoccupations du service des ressources humaines et des finances. Les heures peuvent être enregistrées à la fois pour des affectations basées sur des tâches et des activités hors projet. Une fois que les informations de la feuille de temps sont collectées, il est possible de les soumettre à plusieurs niveaux d'approbation avant leur distribution à des fins d'utilisation avec d'autres systèmes internes hérités. Par exemple, il est possible d'exporter des informations, telles que les congés, les arrêts maladie et autres absences, vers le système des ressources humaines et des informations de facturation vers le système de facturation.

Mettre à jour l'état du projet

Ensuite, une fois que les données des rapports de temps ont été saisies dans la feuille de temps, il est possible de transférer les enregistrements associés à des tâches déjà définies dans Microsoft Office Project Server 2007 vers la page État du projet. Cette solution de création de rapports de temps permet alors à l'utilisateur de mettre à jour l'avancement des tâches qui seront affectées par les calendriers utilisés pour la mise à jour de l'avancement de ces activités. Le suivi des tâches incluant à la fois les activités réelles achevées et l’estimation des activités à achever. Ces dernières fournissant un aperçu complet de l’état du portefeuille de projets de l'entreprise.

Étendre la fonctionnalité de feuille de temps

Enfin, Microsoft Office Project Server 2007 offre une intégration complète aux systèmes tiers de feuille de temps pour la création des rapports de temps.  Il existe des scénarios qui vont au-delà du système de feuille de temps interne et, pour ces situations, l'interface d'Office Project Server permet d'intégrer directement des systèmes tiers ou internes. Office Project Server 2007 comprend un modèle d'événement qui permet à un système externe d'intervenir dans pratiquement toutes les fonctions du système de feuille de temps et d'état des projets. Vous avez la possibilité d'intégrer des systèmes afin de proposer à l'utilisateur final une interface continue.

De nombreuses entreprises ont identifié le suivi des temps comme le moyen le plus efficace de faire progresser la gestion de projets et la maturité de la gouvernance informatique. L'utilisation d'une feuille de temps qui s'affiche directement dans le même système que celui dans lequel la gestion de projets à l'échelle de l'entreprise est déjà effectuée permet plus facilement l'introduction de cet élément essentiel qu'est un système de gestion de projets complet pour tous les utilisateurs. C'est l'environnement de feuille de temps et d'état des projets de Microsoft Office Project Server 2007 ainsi que la fonctionnalité de création de rapports de temps qui permettent cette introduction, voire davantage dans le cadre du déploiement d'une initiative EPM globale.